ODRN past interne procedures aan na fout in digitaal systeem
In juni 2023 is door de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) een vergunning van rechtswege verleend door een fout in het digitale VTH-systeem. VTH staat voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. De omgevingsdienst heeft hierop direct actie ondernomen door ervoor te zorgen dat er extra controle komt op het digitale vergunningsverleningsproces.
Wat is er gebeurd?
Wanneer er een vergunning wordt aangevraagd, toetsen we deze op meerdere punten aan de wettelijke normen. Wanneer alle adviezen binnen zijn, stellen we op basis daarvan een besluit op die in het digitale VTH-systeem staat. De laatste stap is dat de team- of afdelingsmanager het besluit controleert. In dit geval kon door een systeemfout het besluit niet op tijd gecontroleerd worden. Hierdoor is de termijn om te antwoorden verstreken en is de vergunning van rechtswege toegekend.
Wordt een vergunning dan automatisch verleend?
Voor reguliere vergunningsaanvragen is er een termijn vastgelegd waarop de aanvrager antwoord moet krijgen. Krijgt de aanvrager niet op tijd antwoord, dan geldt lex silencio positivo, een soort ‘zwijgen is toestemmen’. De vergunning moet dan verleend worden van rechtswege. Het digitale systeem kan niet automatisch zelf een vergunning publiceren, dit gebeurt altijd door een medewerker.
Wat zijn in dit geval de gevolgen?
De verstrekte vergunning voldoet aan de wettelijke normen en zou ook zijn toegekend als er geen fout in het systeem was geweest. Intern hebben we stappen gezet om de kans op een systeemfout te verkleinen. Daarnaast hebben we een aantal procedures aangepast en de controles verscherpt.
Wat was er gebeurd als de vergunning niet afgegeven had mogen worden?
Aan vergunningen die van rechtswege worden toegekend, kunnen aanvullende voorschriften worden toegevoegd als dat nodig is om ernstige, nadelige gevolgen voor de leefomgeving te voorkomen. Mochten de gevolgen dreigend en ontoelaatbaar zijn, dan kan de vergunning worden ingetrokken. In dit geval voldeed de vergunning aan de normen en was hij ook verleend als de procedure goed was gegaan.
Hoe weten we dat er niet eerder een vergunning door rechtswege is verleend door een storing in het systeem?
Het digitale systeem publiceert niet zelf vergunningen. Dit wordt altijd handmatig gedaan. De vergunning moest van rechtswege verstrekt worden omdat de termijn verstreken was. Vlak na het verstrijken van de termijn werd duidelijk dat de laatste stap niet was gezet.
Is het softwaresysteem betrouwbaar?
We gebruiken dit digitale VTH-systeem sinds 2013. Dit is voor het eerst dat een systeemfout leidt tot een vergunning die van rechtswege verleend moest worden. De omgevingsdienst is wel bezig met de overstap naar een nieuw VTH-systeem op 1 januari 2024. Dit doen we op dat moment omdat dit samenvalt met de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Deze wet vraagt grote aanpassingen aan het VTH-systeem, waardoor het een goed moment is om de overstap te maken naar een ander digitaal systeem.